Was passiert, wenn dein Antrag auf Forschungszulage abgelehnt wird – und was kannst du dann tun?

TL;DR – Zusammenfassung

Der Prozess im Überblick

• 1Prüfe: Ablehnung oder Nachforderung?
• 2Widerspruch innerhalb eines Monats möglich
• 3Neuantrag nach Überarbeitung oft sinnvoll
• 4Gründe: Unklare Technik-Doku, fehlende Nachweise
• 5Erfolgswahrscheinlichkeit mit Profi-Hilfe > 92% statt <75%

Eine Ablehnung der Forschungszulage ist kein endgültiges Aus. Prüfe zuerst, ob es wirklich eine Ablehnung oder nur eine Nachforderung ist. Bei einer Ablehnung kannst du innerhalb eines Monats Widerspruch einlegen oder einen verbesserten Antrag neu einreichen. Häufige Ursachen sind eine unklare (zu wenig technische) Projektbeschreibung, fehlende Nachweise/Dokumentation oder eine nicht saubere Zuordnung der Kosten.

Warum dieser Artikel wichtig ist

Viele Unternehmen planen die Forschungszulage als festen Baustein ihrer Innovationsfinanzierung ein. Umso kritischer ist es, zu verstehen, was ein negativer Bescheid konkret bedeutet – und welche nächsten Schritte jetzt Zeit, Liquidität und Nerven sparen können. Denn: Ablehnungen passieren, oft nicht wegen der Idee selbst, sondern weil sie nicht in der Logik der Prüfkriterien sauber genug dargestellt wurde.

Kurz zur Einordnung: Wie die Forschungszulage funktioniert (2-stufig)

Die Forschungszulage läuft zweistufig ab:

1. BSFZ (Bescheinigungsstelle Forschungszulage): Prüft, ob dein Vorhaben die fachlichen Kriterien erfüllt. Erst bei positiver Bescheinigung geht’s weiter.
2. Finanzamt: Legt die förderfähigen Kosten fest und setzt die Zulage fest (ggf. Auszahlung/Anrechnung).

Offizielle Einstiegsstelle zur BSFZ (Portal/Infos): bescheinigung-forschungszulage.de

Was bedeutet „abgelehnt“ konkret?

Wichtig: Eine Ablehnung ist kein dauerhafter Ausschluss. Sie bezieht sich auf das konkrete Vorhaben in der eingereichten Form. Du kannst also weiterhin Anträge stellen – für andere Vorhaben oder überarbeitet erneut.

Trotzdem hat eine Ablehnung oft spürbare Folgen:

• Zeitverlust durch Überarbeitung/Widerspruch und erneute Prüfung
• Liquiditätsbelastung, weil eingeplante Fördermittel zunächst ausbleiben und Projektkosten selbst getragen werden müssen
• Planungsrisiko für Folge- oder Teilprojekte

Wie häufig sind Ablehnungen?

Ablehnungen sind bei der Forschungszulage keine Ausnahme: Laut BMBF-Schreiben von 24.06.2024 lagen die Ablehnungsquoten der BSFZ (vorhabenbezogen) bei 24 % (2020), 21,08 % (2021), 26,22 % (2022) und 25,46 % (2023). Für 2024 wird ein Höchststand von 28,89 % (Stand Ende Mai) genannt; über alle Jahre liegt der Mittelwert bei 25,45 %.

Wichtig: Diese Quote ist kein „Stopp-Schild“ für Innovationen – sie zeigt vor allem, wie entscheidend klare technische Argumentation, saubere Struktur und vollständige Nachweise sind.

Mit professioneller Begleitung steigt die Chance deutlich: Bei einer Beratung wie dieforschungszulage.de liegt die Erfolgswahrscheinlichkeit bei über 92 % (statt unter 75 % im Marktdurchschnitt) – und gleichzeitig lassen sich häufig mehr förderfähige Kosten sauber begründen, sodass das Innovationsbudget besser ausgeschöpft wird.

Schritt 1: Nachforderung oder echte Ablehnung?

Bevor du reagierst: Lies die Rückmeldung genau, denn die Fristen unterscheiden sich massiv.

• Nachforderung: Die BSFZ verlangt zusätzliche Informationen/Unterlagen innerhalb einer Frist (häufig wird von einer kurzen Frist von nur 14 Tagen berichtet). Das ist oft ein Signal, dass das Projekt grundsätzlich Potenzial hat – du musst aber schnell reagieren und nachschärfen.
• Ablehnung: Die BSFZ kommt zum Ergebnis, dass das Vorhaben (in der vorgelegten Form) die Anforderungen nicht erfüllt. Hier hast du einen Monat Zeit für einen förmlichen Widerspruch.

Häufige Gründe, warum die BSFZ ablehnt

In der Praxis scheitert es häufig an Darstellung und Struktur, nicht zwingend am Innovationsgehalt selbst. Typische Punkte:

• Kriterien nicht sauber herausgearbeitet: Entscheidend sind vor allem
  • Neuartigkeit (Abgrenzung zum Stand der Technik),
  • technische Unwägbarkeit/Risiko (technische Unsicherheit, nicht Markt-/Business-Risiko),
  • Planmäßigkeit (methodisches Vorgehen, Arbeits- und Zeitplanung).
• Zu wenig technische Tiefe / missverständliche Beschreibung: Innovative Aussagen werden behauptet, aber nicht konkret belegt oder nicht nachvollziehbar strukturiert.
• Unzureichende Dokumentation: Fehlende oder widersprüchliche Angaben zu Arbeitspaketen, Zeit-/Arbeitsplänen und Zuständigkeiten.
• Kosten nicht klar zuordenbar: Ausgaben lassen sich nicht sauber dem Projekt zurechnen; Plausibilität fehlt.
• Formale/inhaltliche Unschärfen: Unplausible Zeitaufwände, Widersprüche, unklare Begriffe.

Was kannst du nach einer Ablehnung tun? (2 Optionen)

Option A: Widerspruch einlegen (innerhalb eines Monats)

Ein Widerspruch kann sinnvoll sein, wenn du davon ausgehst, dass:

• ein Missverständnis vorliegt,
• Informationen gefehlt haben,
• die Darstellung nicht klar genug war, obwohl das Vorhaben die Kriterien erfüllt.

Wichtig: Der Widerspruch sollte gezielt die Ablehnungsgründe adressieren – mit klaren technischen Ergänzungen und Nachweisen. Beachte unbedingt die Frist von einem Monat nach Zugang des Bescheids.

Option B: Überarbeiten und neu einreichen

Wenn grundlegende Struktur- oder Darstellungsprobleme bestehen, ist ein Neuantrag oft der schnellere, sauberere Weg. In der Praxis kann auch helfen:

• das Vorhaben klarer zu schneiden oder in Teilprojekte zu strukturieren,
• die technischen Unsicherheiten und Vorgehenslogik eindeutiger herauszuarbeiten,
• die Dokumentation so aufzubereiten, dass sie konsistent und plausibel wirkt.

Was passiert, wenn nicht die BSFZ, sondern das Finanzamt „stoppt“?

Auch mit positiver BSFZ-Bescheinigung kann es im zweiten Schritt Probleme geben: Das Finanzamt kann kürzen oder ablehnen, wenn Kosten nicht sauber dokumentiert oder falsch zugeordnet sind. Gerade bei rückwirkenden Anträgen ist eine lückenlose, nachvollziehbare Kosten- und Zeitdokumentation entscheidend.

Warum sich professionelle Unterstützung auszahlt

Eine Ablehnung kostet fast immer mehr als nur Zeit: Sie bindet interne Ressourcen, verzögert Liquidität und zwingt zur erneuten Aufbereitung. Genau hier macht ein spezialisierter Partner den Unterschied – weil es bei der Forschungszulage stark darum geht, Innovation „prüffähig“ zu formulieren: technisch, strukturiert und entlang der Kriterien.

Bei dieforschungszulage.de begleiten wir Unternehmen genau dabei – mit klarer Struktur, technischer Stringenz und einem Blick dafür, was die Prüfpraxis typischerweise erwartet. Das senkt erfahrungsgemäß die Wahrscheinlichkeit einer Ablehnung und hilft gleichzeitig, förderfähige Kosten sauber zu identifizieren, damit du die Möglichkeiten der Forschungszulage bestmöglich ausschöpfst. Wenn du möchtest, sprich direkt mit Erich Lehmann und dem Team, um deinen Bescheid und die nächsten Schritte einzuordnen: dieforschungszulage.de.