Was du wissen musst, bevor du unterschreibst.

Die Wahl der richtigen Beratung für die Forschungszulage kann entscheidend für den Erfolg und den Aufwand sein. Viele Gründer tappen in Fallen oder erhalten nicht den Service, den sie benötigen. Hier findest du die wesentlichen Punkte, die bei der Auswahl eines Beratungsunternehmens zu beachten sind.

Die wichtigsten Fragen an deinen potenziellen Berater:

• Betreuungsumfang: Begleitest du mich vollständig bis zur tatsächlichen Auszahlung oder nur bis zum Bescheid der Bescheinigungsstelle?

• Textarbeit: Wer verfasst die Anträge? Schreibst du sie für mich, nachdem du mich interviewt hast, oder muss ich selbst die Texte erstellen?

• Zeitaufwand: Wie hoch ist mein Zeitaufwand? Sind es 4-8 Calls à 1 Stunde ohne Hausaufgaben, oder muss ich selbst stundenlang Texte verfassen?

• Dokumentationshilfe: Stellst du mir praktische Vorlagen für die Stundendokumentation zur Verfügung?

• Zahlungszeitpunkt: Wann muss ich zahlen? Erst nach Erhalt der Förderung auf meinem Konto oder bereits nach dem Bescheid der Bescheinigungsstelle?

• Kostenstruktur: Fallen Kosten an, wenn mein Antrag abgelehnt wird? Gibt es versteckte Fixkosten bei Kündigung oder Nichterfolg?

• Vertragsbedingungen: Kann ich bei Nichterfüllung oder Ablehnung kündigen, ohne weitere Verpflichtungen einzugehen?

• Erfahrungsnachweis: Kannst du Referenzen in meiner Branche oder mit ähnlichen Unternehmen vorweisen?

Übersicht der Entscheidungskriterien

Kriterium	Worauf du achten solltest	Typische Fallstricke
Dienstleistungsumfang	Vollständige Begleitung bis zur Auszahlung	Beratung endet nach BSFZ-Bescheinigung
Arbeitsweise	Persönliche Interviews, aktives Schreiben der Anträge	Nur Fragebögen, selbständiges Ausfüllen
Zeitaufwand	Minimal (ca. 4-8 Stunden in Calls)	Hoher Eigenaufwand durch fehlende Unterstützung
Dokumentation	Praktische Hilfe bei Stundennachweisen	Komplexe Eigenerfassung ohne Vorlagen
Kostenstruktur	100% erfolgsbasiert (10-20%)	Fixe Startgebühren, Kosten trotz Ablehnung
Zahlungszeitpunkt	Nach tatsächlichem Geldeingang	Zahlung bereits nach BSFZ-Bescheid
Vertragliche Flexibilität	Kündigungsmöglichkeit, keine Exklusivität	Langfristige Bindung ohne Ausstiegsoptionen
Erfahrungsnachweis	Nachweisbare Erfolge, Referenzen	Fehlende Belege für erfolgreich bearbeitete Fälle

1. Umfang der Dienstleistung: Bis zur Auszahlung, nicht nur bis zum Bescheid!

Ein häufiges Problem in der Beratungspraxis ist, dass viele Anbieter ihre Unterstützung mit der Bescheinigung durch die Bescheinigungsstelle (BSFZ) als abgeschlossen betrachten. Was du jedoch wirklich benötigst, ist eine Begleitung bis zur tatsächlichen Auszahlung durch das Finanzamt – denn der Weg dorthin ist oft lang und komplex.

Nach dem BSFZ-Bescheid fallen zahlreiche wichtige Aufgaben an, die ein guter Berater übernehmen sollte: Die Aufbereitung der Daten für das ELSTER-Formular wird von vielen Steuerberatern nicht übernommen, daher ist hier Unterstützung wertvoll. Ebenso wichtig ist die Erstellung der notwendigen Dokumentation für den Steuerberater, damit dieser die Auszahlung beantragen kann, oder alternativ die Hilfestellung, damit du dies selbst erledigen kannst.

Ein qualifizierter Berater berücksichtigt auch komplexe Berechnungen, etwa bei Gesetzesänderungen oder verschiedenen Zeiträumen, und klärt Details wie Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) oder die korrekte Ansetzung von Kosten für Mitarbeiter im Ausland (Remote, EOR). Nicht zuletzt sollte er bei Rückfragen des Finanzamts zur Seite stehen, was oft mehrere Monate nach der BSFZ-Bescheinigung noch relevant werden kann.

2. Arbeitsweise: Effiziente Partnerschaft statt nur Fragebögen

Die Qualität der Beratung zeigt sich deutlich in der Arbeitsweise. Schlechter Service ist erkennbar, wenn du lediglich Fragebögen oder Checklisten erhältst und die Projektbeschreibungen selbst formulieren musst. Guter Service hingegen zeichnet sich dadurch aus, dass der Berater persönliche Interviews oder Calls mit dir führt, dein Projekt tiefgehend versteht und die Antragsdokumente aktiv für dich verfasst. Dein Input ist natürlich gefragt, aber die eigentliche Schreibarbeit sollte beim Experten liegen.

Auch die eingesetzte Technologie spielt eine wichtige Rolle: Ineffizient ist es, wenn Word-Dokumente per E-Mail hin- und hergeschickt werden, was schnell zu einem Versionschaos führen kann. Effiziente Berater nutzen dagegen synchronisierte Cloud-Systeme wie Google Workspace oder Microsoft Cloud mit klaren Strukturen und Vorlagen. Dabei solltest du jederzeit Zugriff auf deine Daten und den Fortschritt haben, um den Überblick zu behalten.

3. Zeitaufwand für Gründer: Minimal halten

Gute Berater verstehen, dass deine Zeit als Gründer wertvoll ist, und minimieren daher deinen Zeitaufwand. In der Regel sollten wenige, fokussierte Calls ausreichen – etwa vier Gespräche à eine Stunde bis zur BSFZ-Antragstellung. Der Aufwand nach dem BSFZ-Bescheid variiert und hängt vom Finanzamt sowie der Kooperation deines Steuerberaters ab. Hier können zwischen einem und vier weiteren Calls nötig sein. Ein professioneller Berater wird diesen Prozess so effizient wie möglich gestalten, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

4. Dokumentation & Stundenzettel: Praktische Unterstützung

Die Dokumentation der Forschungsstunden ist ein zentrales Element für die erfolgreiche Beantragung der Forschungszulage. Ein guter Berater unterstützt dich aktiv bei dieser Stundendokumentation und macht sie so einfach wie möglich. Vorbildliche Praxis ist hierbei die Nutzung bereits vorhandener Unternehmensdaten sowie die Bereitstellung eingängiger Templates, die beispielsweise Feiertage am Standort berücksichtigen. Besonders hilfreich ist es, wenn diese Vorlagen bereits mit Schätzwerten vorbelegt sind, sodass du nur noch Abweichungen wie Urlaub oder Krankheit eintragen musst. Diese Art der Unterstützung spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern in der Dokumentation.

5. Kostenstruktur: Fair und rein erfolgsbasiert

Der Standard in der Branche ist ein zu 100% erfolgsbasiertes Honorar, das üblicherweise zwischen 10% und 20% der erhaltenen Forschungszulage beträgt. Manche Anbieter bieten auch Staffelungen nach Fördervolumen an, beispielsweise zwischen 10% und 16%. Eine absolute rote Flagge sind fixe Startgebühren – diese sind nicht mehr zeitgemäß und sollten vermieden werden.

Besonders wichtig ist die vertragliche Regelung für den Fall, dass die BSFZ keine positive Bescheinigung ausstellt. In diesem Fall darf keinerlei Gebühr anfallen. Dies muss im Vertrag eindeutig festgehalten sein, um spätere Unstimmigkeiten zu vermeiden.

6. Zahlungszeitpunkt: Erst zahlen, wenn das Geld da ist!

Ein kritischer Punkt, der oft übersehen wird, betrifft den Zahlungszeitpunkt. Viele Berater fordern die Zahlung ihres Honorars bereits sofort nach Erhalt des BSFZ-Bescheids, was typischerweise etwa drei Monate nach der Antragstellung erfolgt. Die faire und ideale Lösung ist jedoch, dass die Rechnungstellung erst erfolgt, nachdem die Forschungszulage vom Finanzamt tatsächlich auf deinem Konto eingegangen ist. Dies ist besonders wichtig, da zwischen dem BSFZ-Bescheid und der tatsächlichen Auszahlung oft neun Monate oder mehr liegen können. Als Gründer solltest du auf diese Regelung bestehen, um nicht in Vorleistung gehen zu müssen.

7. Vertragliche Aspekte & Flexibilität

Die vertraglichen Bedingungen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Wird dein Antrag abgelehnt, muss es dir freistehen, den Berater für einen möglichen Widerspruch zu wechseln, ohne weitere Verpflichtungen gegenüber dem ursprünglichen Berater einzugehen. Zudem sollte eine angemessene Kündigungsmöglichkeit bestehen, insbesondere wenn der Berater trotz Aufforderung nicht reagiert oder die vereinbarten Leistungen nicht erbringt. In diesem Fall solltest du den Prozess selbst oder mit einem anderen Berater fortführen können, ohne eine Zahlung fürchten zu müssen. Achte außerdem auf etwaige Klauseln zur Exklusivitätsbindung, die deine Handlungsfreiheit einschränken könnten.

8. Erfahrung & Referenzen: Nachweise prüfen

Ein seriöser Berater sollte nachweislich erfolgreiche Fälle vorweisen können, idealerweise mit Begleitung bis zur tatsächlichen Auszahlung. Prüfe daher die Website des Anbieters auf Referenzen und Testimonials. Das völlige Fehlen solcher Nachweise kann als Warnsignal gewertet werden. Es ist auch ratsam, nach spezifischer Erfahrung in deiner Branche oder mit Unternehmen deiner Größenordnung zu fragen, da dies die Erfolgsaussichten deines Antrags erhöhen kann. Ein erfahrener Berater kennt die Besonderheiten verschiedener Branchen und kann diese Kenntnisse gezielt für deinen Antrag nutzen.

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Fazit: Sei kritisch, stelle die richtigen Fragen und bestehe auf faire Konditionen. Eine gute Beratung ist ein Partner, der dir Arbeit abnimmt und dich bis zum erfolgreichen Geldeingang begleitet.